In vederea respectarilor normelor standardului ISO 9001:2008, organizatia implementatoare trebuie sa puna bazele unui numar de minimum sase proceduri de sistem documentate. O alta procedura se refera la controlul inregistrarilor, identificata in paragraful 4.2.4 al standardului, dupa cum urmeaza:

“Inregistrarile trebuie create si mentinute in vederea furnizarii de dovezi cu privire la conformitatea fata de cerinte si la operarea efectiva a sistemului de management al calitatii. Inregistrarile trebuie sa fie lizibile, usor identificabile si recuperabile. O procedura documentata trebuie sa fie creata in vederea definirii controlului necesar pentru identificarea, stocarea, protejarea, regasirea si punerea la dispozitie si eventual eliminarea inregistrarilor.” ( Extras din ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calitatii – Cerinte, paragraful 4.2.4 )

Ce reprezinta o inregistrare ?

In vederea intelegerii notiunii de inregistrare, trebuie sa pornim de la un alt standard din familie, ISO 9000:2000, Sisteme de management al calitatii – Elemente fundamentale si vocabular. In cadrul acestui standard putem regasi definitia unei inregistrari.

Pe scurt, prin inregistrare intelegem un document, care poate fi folosit in cadrul diferitelor procese. Insa spre deosebire de documente, care au un rol pur informativ, o inregistrare este generata pentru a face o descriere a rezultatelor obtinute in urma unui proces sau pentru a oferi o dovada cu privire la activitatile desfasurate.

Tipuri de inregistrari

Exista un numar total de 19 tipuri de inregistrari specifice care sunt abordate in cadrul standardului ISO 9001. Subliniem ca nu este vorba de totalitatea tipurilor de inregistrari care pot fi generate in cadrul operarii unui sistem de management al calitatii, aceste inregistrari mentionate in cadrul standardului sunt considerate a fi esentiale pentru operarea efectiva a sistemului.

Conform firmei Web Cert Consult, inregistrarile identificate in cadrul standardului ISO 9001 sunt:

• Inregistrari ale revizuirii managementului
• Inregistrari cu privire la educatie, formare profesionala, abilitati si experienta
• Inregistrari cu privire la realizarea proceselor si indeplinirea cerintelor legate de produsele rezultate
• Inregistrari cu privire la revizurea cerintelor clientilor
• Informatii cu privire la proiectare si dezvoltare
• Inregistrari privind revizuirea activitatilor de proiectare si dezvoltare
• Inregistrari cu privire la verificarea proiectarii
• Inregistrari cu privire la validarea proiectarii
• Inregistrari cu privire la revizuirea modificarilor activitatilor de proiectare si dezvoltare
• Inregistrari cu privire la evaluarea furnizorilor
• Validarea reglementarilor legate de procese
• Inregistrari cu privire la identificarea produselor
• Inregistrari legate de proprietatea clientilor
• Inregistrari cu privire la calibrare si verificare
• Inregistrari cu privire la auditurile interne
• Inregistrari cu privire la conformitatea produselor
• Inregistrari cu privire la natura nonconformitatilor si la orice actiune luata in consecinta
• Rezultatele actiunilor corective luate
• Rezultatul actiunilor preventive luate

Necesitatea controalelor

Crearea unei proceduri pentru indeplinirea cerintelor prezentate in paragraful 4.2.4 este un demers corect. Standardul ISO 9001 prezinta o cerinta clara prin sublinierea necesitatii asigurarii faptului ca inregistrarile trebuie sa ramana lizibile, usor identificabile si regasibile.

In plus standardul identifica si tipurile de controale care trebuie sa fie utilizate, oferindu-se un desfasurator de baza cu privire la nevoile care trebuie sa fie acoperite in cadrul propriei proceduri – identificarea inregistrarilor, stocarea, protejarea, regasirea si eliminarea lor.

Singura informatie pe care nu o regasim se refera la controalele specifice utilizate de catre organizatie. In acest caz, standardul ISO 9001 nu este nici prescriptiv nici precis; controlalele specifice sunt lasate la latitudinea organizatiei, singura in masura sa defineasca metode in concordanta cu propriile strategii de afaceri, obiective de calitate si cerinte ( din partea clientilor si/sau ale organismelor reglementatoare).