Cercetarile anuale legate de aplicarea standardelor ISO cu privire la sistemele de management arata o crestere usoara la nivel mondial in obtinerea certificarilor ISO 9001 (managementul calitatii) si ISO 14001 (managementul mediului). Cu toate acestea, chiar daca aceste cercetari nu indica marimea organizatiilor care au implementat standardele, experienta Olandei si a altor tari arata ca un numar din ce in ce mai mare de intreprinderi mici si mijlocii (IMM-uri) implementeaza multiple standarde de sistem de management. O parte din aceste firme intampina greutati in demersurilor lor si necesita sprijin.

De ce implementeaza IMM-urile sisteme de management integrat ?

Principlalul motiv este acela ca multe IMM-uri sunt furnizori pentru companii mari care impun cerinte de mediu si calitate pentru propriul lant de furnizori. In multe cazuri, aceste cerinte pot fi indeplinite doar prin implementarea unui sistem de management si obtinerea certificarii.

De asemenea, guvernele aplica criterii de calitate, protectie a mediului si sustenabilitate in cadrul activitatilor de achizitii si licitatii publice. In consecinta, IMM-urile sunt fortate sa implementeze sisteme de management al calitatii si mediului, pentru a-si continua afacerile.

Care sunt dificultatile si cum poate ajuta ISO ?

Desi standardele cu privire la sistemele de management pot fi aplicate oricarei organizatii, indiferent de tip si marime, in general se accepta faptul ca IMM-urile intampina dificultati specifice la implementarea acestor standarde, in mod special in cazul implementarii mai multor standarde concomitent. Motivele sunt variate si partial in afara influentei ISO si a membrilor nationali, printre acestea amintim resursele limitate (bani, timp, personal specializat).

Cu toate acestea sunt intalnite si motive legate chiar de standarde, in acest caz ISO si organizatiile nationale membre pot ajuta semnificativ demersurile IMM-urilor.

Primul motiv consta in faptul ca standardele de sistem de managment sunt scrise intr-un limbaj dificil de inteles si pot contine elemente care sugereaza ca sistemele sunt birocratice, avand ca destinatie doar organizatiile de dimensiuni mari.

Ca raspuns, ISO a publicat “ISO 9001 pentru afacerile mici. Ce trebuie facut” unde se explica fiecare cerinta ISO 9001 intr-un limbaj usor de inteles, oferindu-se si exemple cu privire la implementare. Exista publicatii similare si pentru sistemele de management al mediului, al sigurantei alimentare si al securitatii informatice.

Al doilea motiv se refera la faptul ca diverse standarde de sistem de management sunt bazate pe varii modele, specifica elemente diferite si prezinta cerinte similare intr-un limbaj diferit. Desi standardele sunt compatibile si modelele nu sunt contradictorii, aceste lucruri nu ajuta activitatea IMM-urile care doresc sa implementeze standardele intr-o maniera integrata.

Recent ISO a facut pasi importanti in imbunatatirea alinierii standadelor de management de sistem prin definirea structurii si a nucleului de baza al cerintelor care se aplica oricarui sistem de management. Acest demers va sprijini cu siguranta nu doar IMM-urile ci si alte organizatii in aplicarea multiplelor standarde de management de sistem in cadrul proceselor de afaceri proprii.

Utilizarea integrata a standardelor de sistem de management

Manualul ISO intitulat “Utilizarea integrata a standardelor de sistem de management” abordeaza ambele motive legate de standarde, ce cauzeaza dificultati IMM-urilor ce doresc sa implementeze sisteme de management al calitatii sau al mediului. In esenta se arata cu claritate modalitatea in care elementele sistemului de management detaliate intr-un limbaj abstract sunt interconectate cu procesele operationale si de management desfasurate zilnic intr-o organizatie.

De asemenea se prezinta si o modalitate clar de implementare a unor sisteme de management integrate. In vederea prezentarii mai clare a abordarii, manualul se foloseste de situatia imaginara in care se afla brutarul Jim.

Jim detine o brutarie in centrul unui oras mic; prin aplicarea unui management eficient, sprijinit de standardele de sistem de management, afacerea lui se extinde prin oferirea de servicii de catering catre organizatii mari.

Manualul arata cum sunt interconectate elementele formale ale unui sisngur sistem de management cu activitatile procesuale si manageriale ale unui magazin care are un personal de sase oameni. De asemenea se arata cum multiplele cerinte ale standardelor de sistem de management sunt interconectate si cum sprijina o companie de catering de marime medie care are un obiectv de dezvoltare regionala.

In plus fata de acest exemplu imaginar, manualul contine o multitudine de ilustratii din viata reala extrase din varii studii de caz, prezentate pe larg in cd-rom-ul atasat.

Factori cheie pentru implementarea cu succes a standardelor de sistem de management in cadrul IMM-urilor

Exista o multitudine de factori care influenteaza susccesul unei implementari a standardardelor de sistem de management in cadrul unei firme mici sau mijlocii – cele prezentate mai jos sunt prezentate pe larg in manualul ISO

1. Pastrati sistemul de management pe care il detineti

Orice organizatie activa pe piata si capabila sa ofere clientilor produse si servicii opereaza pe baza unui sistem de management, chiar daca acesta este informal si precar. Acest sistem, in orice forma ar fi el, ar trebui sa constituie o baza, un punct de plecare pentru implementarea unui sistem de management de sistem cum ar fi ISO 9001.

Implementarea ISO 9001 nu inseamna “construirea” unui nou sistem de management al calitatii, ci faptul ca d-voastra veti evalua actualele practici de management in oglinda cu cerintele ISO 9001, adaptandu-le si imbunatatindu-le atunci cand este necesar. In consecinta, fiecare sistem de management este unic iar o organizatie nu ar trebui sa cumpere un manual de pe internet sau sa aplice proceduri ale standardului oferite de un consultant. Riscul este ca aceste unelte sa nu se potrivesca specificului firmei, adaugand birocratie si nefiind vazute de personal ca adaugand valoare, existand probabilitatea ca sa fie activate doar in momentul in care auditul anual cu privire la certificare este iminent.

Dificultatea consta in nereusirea conectarii cerintelor abstracte cu procesele din activitatea zilnica reala. In momentul in care o organizatie a reusit sa faca acest lucru, masura in care cerintele sunt deja indeplinite (si ceea ce trebuie inca facut prin adaptare si nu prin reconstructie) devine clara.

Uneori este necesar ca practicile informale de management sa fie formalizate (spre exemplu, trebuie tinute o serie de inregistrari pentru a demonstra realizarea unor anumite actiuni) dar in multe cazuri aceste demersuri contribuie la eficientizarea operatiunilor, in consecinta adaugandu-se valoare organizatiei.

2. Un sistem de management nu este identic cu procedurile documentate

Un sistem de management este o unealta care ajuta la atingerea unor obiective organizationale. Orice masura trebuie luata in concordanta cu obiectiviul principal al sistemului: ajuta acesta in eficientizarea activitatii, in realizarea planului de afaceri, in atingerea succesului ?

Exista o varietate de masuri care pot contribui la acest obiectiv, cum ar fi ridicarea competentei personalului, achizitia unor echipamente tehnice simplu de utilizat, utilizarea pictogramelor, modalitati rapide si prietenoase de completare a formularelor (care devin inregistrari) etc.

Cu toate acestea pot exista ezitari inaintea stabilirii unor proceduri de documentare extensive, in mod special in cazul IMM-urilor, deoarece in cele mai multe cazuri acestea nu se aliniaza culturii organizationale si practicilor zilnice.

3. Identificarea elementelor comune intre diferite standarde de sisteme de management

Desi sunt prezentate diferit, toate standardele de sisteme de management sunt bazate pe aceleasi concepte fundamentale:

• Controlul si managementul proceselor: asigurarea faptului ca procesele conduc la obtinerea rezultatelor prognozate si ca cerintele aplicabile sunt indeplinite
• Abordarea “Planifica – Efectueaza – Verifica – Actioneaza” in cadrul managementului si controlului proceselor: stabilirea obiectivelor, definirea proceselor necesare, monitorizarea progresului si a conformitatii, luarea de actiuni cand este necesar, luarea in considerare a oportunitatilor legate de imbunatatiri

• Managementul riscului: identificarea riscurilor care genereaza amentintari sau oportunitati, implementarea de actiuni de control pentru minimizarea efectelor negative cu privire la performanta si maximizarea potentialelor beneficii

Managementul calitatii duce cu sine riscul faptului ca o serie de clienti sa nu fie satisfacuti si ca diversele cerinte legate de calitate (legale si ale consumatorilor) sa nu fie indeplinite. Riscul in managementul mediului se concretizeaza in faptul ca performantele de mediu nu indeplinesc cerintele legale, asteptarile partilor interesate si propriile obiective ale organizatiei.

Standardele de sisteme de management specifica elemente similare bazate pe conceptul ca ele trebuie sa fie parte integranta a sistemului de management global al organizatiei.

Avand in minte aceste concepte de baza, cerintele standardelor vor ajuta IMM-urile in interpretarea si aplicarea lor intr-o maniera integrata.

4. Simplificati procedurile

In multe situatii unde sistemele de management sunt implementate mai putin inseamna mai bine si mai mic este mai frumos. Tinand cont de primii trei factori cheie prezentati mai sus, IMM-urile ar trebui sa fie capabile sa-si adapteze sistemul pentru a se mula pe marimea si complexitatea organizatiei. Este posibila conformarea fata de cerintele ISO 9001 si ISO 14001 fara o documentatie excesiva.

Diagramele si formularele sunt de cele mai multe ori mai eficiente decat procedurile documentate iar inregistrarile ofera in multe cazuri mai multa valoare adaugata decat descrierea proceselor.

A specifica ce trebuie facut este preferabil descrierii modalitatii de actiune, iar acest lucru poate fi realizat intr-un mod concis. Este important ca proiectarea activitatilor de control sa fie in concordanta cu cultura organizationala si cu nivelul de competenta al personalului.

Nu doar pentru organizatii mari

Sitemele de management nu reprezinta unelte doar pentru organizatiile mari. Tinand cont de tendinta existenta catre activitati de outsourcing si de cresterea importantei cooperarii in lantul valorii, implementarea efectiva a standardelor de sistem de management de catre IMM-uri este un element de importanta cheie in facilitarea comertului si promovarea unei dezvoltari durabile.

Standardele de sisteme de management ale ISO pot fi implementate intr-o maniera integrata de catre IMM-uri si pot adauga valoare afacerilor atat timp cat o serie de factori de succes sunt luati in considerare. ISO a publicat deja o serie de linii directoare folositoare pentru IMM-uri si va dezvolta viitoarele standarde intr-o maniera care va facilita implementarea si integrarea de standarde multiple.